Contrat de sous-traitance des données Tegnest

Ceci est la version française de notre texte néerlandais. Les deux versions s’appliquent de la même manière. Si elles diffèrent, la version la plus favorable pour toi s’applique.

Annexe aux conditions générales de Tegnest, version 2026-10-14.4. Ces dispositions suivent l’article 28 du RGPD.

Parties

Toi (le client) : le responsable du traitement. C’est toi qui détermines pourquoi ton site web reçoit des données à caractère personnel.
Dario Albers (entreprise individuelle, nom commercial Tegnest), Vlierstraat 196, 7544 GJ Enschede, KvK (chambre de commerce néerlandaise) 42167593, hallo@tegnest.com : le sous-traitant. Dans le présent contrat, il est désigné par « nous ».

Tu acceptes le présent contrat lorsque tu acceptes les conditions générales. Si tu téléverses déjà des photos ou d’autres contenus avant de commander, ces dispositions s’appliquent dès ce premier téléversement. Tu les acceptes alors avant ce téléversement.

1. De quoi s’agit-il ?

Le présent contrat s’applique uniquement aux données à caractère personnel que nous traitons pour toi via ton site web, y compris dans les photos et autres contenus que tu fournis, dès ton premier téléversement. Il ne s’applique pas aux données qui te concernent en tant que client (ton compte, les paiements, les factures, l’enregistrement de ton nom de domaine et les informations sur ton entreprise destinées à l’IA). Pour ces données, nous sommes nous-mêmes responsables. Cela figure dans notre déclaration de confidentialité (https://tegnest.com/fr/confidentialite).

2. Quelles données, de qui et pour quoi ?

Ce que nous faisons	Héberger et sécuriser ton site web. Traiter les photos que tu téléverses (les faire pivoter, les réduire, en retirer toutes les métadonnées), les conserver et les afficher sur ton site web ; une personne de notre équipe examine chaque nouveau site web, y compris tes photos, dans un délai d’un jour ouvrable après sa mise en ligne. Te transférer par e-mail les messages de ton formulaire de contact. Lutter contre l’usage abusif de tes formulaires. Compter les visiteurs (uniquement des nombres ; pour cela, nous créons chaque jour des codes pseudonymisés temporaires, seuls les totaux finaux sont anonymes). Compter ce que ton site web te rapporte : combien de messages, de demandes et de rendez-vous arrivent par jour (uniquement des nombres). Avec l’option formulaire de demande et boîte de réception (article 4.5 des conditions) : enregistrer les demandes de ton formulaire de demande dans la boîte de réception de ton compte, t’en informer par e-mail, envoyer un accusé de réception au demandeur (si tu l’actives), et supprimer les demandes après ta durée de conservation. Avec les rendez-vous en ligne (option Rendez-vous en ligne) : enregistrer dans l’agenda de ton compte les rendez-vous que les visiteurs prennent sur ton site web et ceux que tu saisis toi-même ; envoyer au visiteur par e-mail une confirmation avec un lien pour annuler et (si tu l’actives) un rappel la veille ; t’informer par e-mail des rendez-vous nouveaux et annulés ; envoyer un e-mail au visiteur lorsque tu confirmes ou annules un rendez-vous ; et supprimer les rendez-vous après ta durée de conservation. Transférer les e-mails adressés à ton domaine vers la boîte de réception que tu choisis, sans conserver le message. Avec l’acompte (article 4.6 des conditions, dès qu’il est proposé à la vente) : pour un rendez-vous avec acompte, créer le paiement sur ton propre compte Mollie, en lire le statut chez Mollie, confirmer le rendez-vous ou le laisser expirer en conséquence, rembourser l’acompte dans les cas prévus à l’article 4.6, et envoyer un e-mail à ce sujet au visiteur et à toi.
Finalité	Uniquement pour fournir ton site web et les services qui y sont liés, comme le prévoient les conditions générales.
De qui	Les personnes reconnaissables sur les photos que tu téléverses (par exemple tes employés ou tes clients). Les visiteurs de ton site web, les personnes qui remplissent ton formulaire de contact ou ton formulaire de demande, les personnes qui prennent un rendez-vous en ligne ou que tu inscris dans ton agenda, et les personnes qui envoient un e-mail à une adresse de ton domaine que tu fais transférer.
Quelles données	Formulaire de contact : nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone, le message (et ce que la personne y écrit elle-même). L’adresse IP uniquement sous forme de code pseudonymisé (haché avec une clé secrète) dans un compteur ; un tel code reste une donnée à caractère personnel. Formulaire de demande (option) : les réponses aux questions que tu mets dans ton formulaire. Tu les choisis dans une liste fixe de types : texte court et long, adresse e-mail, numéro de téléphone, date, heure, nombre, choix, case à cocher, adresse et code postal. Il s’agit le plus souvent du nom, des coordonnées, d’une adresse et des détails de la demande. En plus : le statut, les notes que tu ajoutes, le moment où des e-mails ont été envoyés à ce sujet et, si notre contrôle automatique a trouvé quelque chose de suspect dans le texte, la raison (pas le texte lui-même). L’adresse IP uniquement hachée dans un compteur, comme pour le formulaire de contact. Rendez-vous en ligne (option Rendez-vous en ligne) : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (si la personne le renseigne), la prestation choisie, le jour et l’heure, une remarque, le statut (demandé, confirmé, annulé, absent, terminé), les notes que tu ajoutes, le moment où des e-mails ont été envoyés à ce sujet, la raison si notre contrôle automatique a trouvé quelque chose de suspect dans la remarque (pas le texte lui-même), et un code de contrôle (hash) du lien de gestion figurant dans la confirmation. L’adresse IP uniquement hachée dans un compteur. Journaux du serveur : adresse IP, navigateur, heure et page (chez Vercel). Transfert d’e-mails : les e-mails envoyés à ton domaine (expéditeur, destinataires, objet, contenu et pièces jointes) passent par le service de transfert jusqu’à ta boîte de réception. Comptage des visiteurs : nombre de visiteurs par jour et pages consultées par jour, sans cookies et sans enregistrer l’adresse IP. Nous comptons sur notre serveur, à partir de la demande de page que le navigateur du visiteur envoie de toute façon ; aucun script ne tourne pour cela dans le navigateur et nous ne lisons ni n’enregistrons rien sur l’appareil du visiteur. Si Do Not Track ou Global Privacy Control est activé, nous ne comptons pas. Pour compter les visiteurs uniques par jour, nous créons à partir de l’adresse IP et des données du navigateur, avec une clé secrète qui change chaque jour, un code qui ne reste dans un compteur que jusqu’à la fin de la journée (et pendant une heure dans un compteur contre les abus). Comptage des résultats : par jour, le nombre de messages du formulaire de contact que nous t’avons envoyés par e-mail, le nombre de demandes enregistrées et le nombre de rendez-vous que le visiteur a confirmés (ou dont l’acompte a été reçu). Uniquement des nombres : ni qui, ni quoi. Jusqu’au 14 octobre 2026, nous comptions aussi combien de fois on avait appuyé sur ton numéro de téléphone, ton lien WhatsApp, ton adresse e-mail ou ton lien d’itinéraire (uniquement des nombres) ; ces nombres restent enregistrés jusqu’à la suppression de ton site web, nous n’en comptons plus de nouveaux. Photos que tu téléverses : ce qu’elles montrent, et il peut s’agir de personnes, de leur maison ou de leur voiture. Lors du traitement, nous retirons toutes les métadonnées (EXIF, y compris le lieu où la photo a été prise) et nous supprimons l’original. Nous conservons des versions réduites, les dimensions, un nombre de contrôle (hash) et la description (texte alternatif) que tu saisis. Lors du téléversement, tu déclares que tu détiens les droits sur les photos et qu’aucune personne reconnaissable n’y figure sans son consentement. Tes photos ne sont pas envoyées à une IA. Acompte (option) : avec le rendez-vous, la référence de paiement de Mollie, le montant, si et quand le paiement et le remboursement ont eu lieu, et le texte sur l’acompte que le visiteur a vu au préalable. Aucune donnée de carte ou bancaire : le visiteur paie sur la page de paiement de Mollie.
Catégories particulières de données	Non prévues. Ne demande pas sur ton site web de données de santé, de BSN (numéro d’identification néerlandais) ou de données comparables. Le formulaire de demande refuse les champs qui en demandent (santé, religion, origine, orientation sexuelle, opinion politique, droit pénal, BSN et autres numéros d’identification, mots de passe et codes, données bancaires et de carte). Si quelqu’un écrit lui-même de telles données dans un champ de texte libre, elles se trouvent dans ta boîte de réception ; supprime la demande si tu n’en as pas besoin. Une photo peut aussi montrer de telles données (par exemple quelque chose sur la santé ou la religion d’une personne) ; ne téléverse pas de telles photos.
Combien de temps	Nous n’enregistrons pas les messages du formulaire de contact, et nous ne les mettons pas dans des journaux. Nous les envoyons par e-mail à l’adresse que tu configures, via Resend. Nous enregistrons en revanche les demandes du formulaire de demande, dans notre base de données, pour que tu puisses les traiter dans ta boîte de réception. Nous conservons une demande jusqu’à 12 mois après la dernière activité (réception, changement de statut ou note), ou 3 ou 6 mois si tu le choisis dans ton compte. Ensuite, nous la supprimons automatiquement. Tu peux aussi supprimer une demande toi-même plus tôt. Si tu désactives l’option, nous n’acceptons plus de nouvelles demandes ; les demandes déjà présentes restent jusqu’à l’expiration de ta durée de conservation, pour que tu puisses encore les consulter, les télécharger et les supprimer. Nous ne mettons pas le contenu dans des journaux. L’e-mail qui t’est adressé contient un résumé (8 réponses au maximum) et, dans l’objet, le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone du demandeur ; si tu réponds, ta réponse va au demandeur ; l’accusé de réception envoyé au demandeur ne contient rien de ce qu’il a rempli. Nous enregistrons aussi les rendez-vous, dans ton agenda. Nous conservons un rendez-vous jusqu’à 12 mois après la date du rendez-vous, ou 3 ou 6 mois si tu le choisis dans ton compte. Ensuite, nous le supprimons automatiquement. Tu peux aussi supprimer un rendez-vous toi-même plus tôt. La confirmation et le rappel envoyés au visiteur mentionnent uniquement ton entreprise, la prestation, le jour et l’heure (ainsi que ton adresse et ton numéro de téléphone s’ils figurent sur ton site web), rien de ce que le visiteur a lui-même saisi. L’e-mail qui t’est adressé mentionne le rendez-vous avec le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du visiteur. Resend conserve les e-mails envoyés 30 jours maximum. Compteurs avec l’adresse IP hachée : 1 heure au maximum (le compteur par site web du formulaire de demande et des rendez-vous en ligne : 1 jour ; le code journalier pour compter les visiteurs : jusqu’à la fin de la journée), puis supprimés. Journaux du serveur : 1 jour (Vercel Pro). Les e-mails transférés ne sont pas enregistrés par nous dans une boîte aux lettres. Le service de transfert (Cloudflare) ne conserve le message que jusqu’à sa remise. Notre code de transfert journalise uniquement l’adresse, ce qu’il est advenu du message et sa taille, pendant quelques jours, pour résoudre les pannes (pas le contenu). Cloudflare peut aussi conserver des données pour la remise elle-même, selon ses propres durées. Nombres de visiteurs et nombres du comptage des résultats : tant que ton site web existe ; ils sont supprimés avec ton site web (article 11). Si tu supprimes toi-même une demande ou un rendez-vous, ou si la durée de conservation expire, seul le nombre reste enregistré. Photos : nous supprimons l’original immédiatement après le traitement (le plus souvent en moins d’une minute) ; un téléversement qui n’a jamais abouti, après 24 heures. Les versions réduites restent jusqu’à ce que tu les supprimes toi-même, et au plus tard jusqu’à la suppression de ton site web (article 11). Elles se trouvent dans un stockage public avec une adresse longue et introuvable : qui a cette adresse peut voir la photo, même avant la mise en ligne de ton site web. Après la suppression, cette adresse ne fonctionne plus. Les visiteurs qui ont déjà vu la photo peuvent encore l’avoir pendant un certain temps (jusqu’à un an) dans la mémoire de leur propre navigateur ; nous ne pouvons pas l’effacer. La version de ton site web enregistrée lors de ta commande (preuve de ce que tu as approuvé) renvoie à la photo mais ne la contient pas : elle y manque après la suppression. Tout le reste : jusqu’à la suppression (article 11). Les données relatives à un acompte sont conservées avec le rendez-vous et supprimées en même temps que ce rendez-vous. Pour ta propre comptabilité, les paiements figurent dans ton compte Mollie.

3. Tes instructions

Nous traitons les données uniquement pour les finalités ci-dessus et selon tes instructions. Les réglages que tu choisis dans ton compte sont aussi des instructions : par exemple activer ou désactiver le formulaire de contact, les questions de ton formulaire de demande, la durée de conservation des demandes, l’adresse e-mail pour les notifications et l’accusé de réception, et pour les rendez-vous tes prestations, horaires, lieux et jours de fermeture, la durée de conservation des rendez-vous, le fait que les rendez-vous soient confirmés immédiatement ou non, le délai d’annulation et le rappel.
Si la loi nous oblige à faire autre chose, nous t’en informons au préalable, sauf si la loi l’interdit.
Si nous estimons qu’une instruction est contraire au RGPD, nous te le disons immédiatement.

4. Confidentialité

Seules les personnes qui ont besoin des données pour leur travail y ont accès. Toute personne qui travaille pour nous est tenue à une obligation de confidentialité.

5. Sécurité

Nous prenons des mesures appropriées (article 32 RGPD), notamment :

des connexions chiffrées (https/TLS) pour ton site web et notre plateforme ;
un accès uniquement avec un compte personnel, une connexion avec un code à usage unique envoyé par e-mail, et le moins de personnes possible ayant accès ; les administrateurs se connectent avec leur compte Google (avec la validation en deux étapes de Google) ou avec un code envoyé par e-mail, leur session expire après 12 heures et chaque connexion d’administrateur est inscrite dans le journal ;
les identifiants de connexion et les clés uniquement sur le serveur, jamais dans le navigateur ;
les bases de données et le stockage dans l’UE lorsque c’est possible ;
des mises à jour et des sauvegardes (la base de données peut être restaurée à n’importe quel moment des 7 derniers jours (restauration à un instant donné chez Neon), la base principale est protégée contre la suppression, et nous nous exerçons à la restauration avec un test de reprise) ;
un journal des modifications apportées à la plateforme.

6. Sous-traitants ultérieurs

Tu nous donnes une autorisation générale de faire appel aux sous-traitants ultérieurs figurant en annexe.
Si un nouveau sous-traitant ultérieur s’ajoute, ou si nous en remplaçons un, nous te le signalons par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Si tu n’es pas d’accord, tu peux formuler une objection. Si nous ne parvenons pas à trouver une solution ensemble, tu peux résilier l’hébergement sans frais, avec effet avant que le nouveau sous-traitant ultérieur ne commence. Tu récupères alors l’argent payé d’avance pour les jours restants (au jour près).
Nous imposons aux sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations que celles du présent contrat. Nous restons responsables d’eux envers toi.

7. Données hors de l’UE

Certains sous-traitants ultérieurs sont des entreprises américaines. Nous choisissons une région de l’UE lorsque c’est possible. Si des données sortent malgré tout de l’EEE, cela se fait uniquement sur une base juridique valable, comme le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Cela est indiqué en annexe pour chaque sous-traitant ultérieur.

8. Aide que nous t’apportons

Si quelqu’un te demande l’accès à ses données, leur rectification ou leur effacement, nous t’aidons. Tu peux toi-même rechercher, consulter, exporter (sous forme de fichier CSV) et supprimer les demandes dans ton compte. Tu peux consulter, exporter (sous forme de fichier CSV) et supprimer les rendez-vous dans ton agenda. Tu peux supprimer les photos dans ton compte. Si une telle demande nous parvient, nous te la transmettons.
Nous t’aidons aussi à remplir tes autres obligations découlant des articles 32 à 36 RGPD inclus : la sécurité, la notification d’une violation de données à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées, une analyse d’impact (DPIA) et une consultation préalable de l’autorité de contrôle. Si tu reçois des questions de l’Autoriteit Persoonsgegevens (autorité néerlandaise de protection des données) ou d’une autre autorité de contrôle, nous te donnons les informations dont nous disposons.
Si cette aide demande plus qu’un temps raisonnable, nous discutons d’abord des coûts avec toi.

9. Violations de données

Si nous découvrons une violation de données qui touche tes données, nous te la signalons sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après l’avoir découverte. Ces 48 heures sont une limite maximale, pas un délai d’attente.
Nous te disons alors ce qui s’est passé, quelles données et combien de personnes sont touchées, quelles peuvent être les conséquences et ce que nous faisons pour y remédier. Si nous ne savons pas encore tout, nous t’envoyons le reste le plus vite possible.
C’est toi qui décides si tu notifies la violation à l’Autoriteit Persoonsgegevens ou aux personnes concernées. Nous ne le faisons pas nous-mêmes à ta place, sauf si tu nous le demandes.

10. Contrôle

Nous te donnons toutes les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons l’article 28 RGPD et le présent contrat.
Tu as le droit de vérifier si nous les respectons, toi-même ou par l’intermédiaire d’un auditeur que tu désignes, y compris par une inspection. La personne qui effectue le contrôle garde confidentiel ce qu’elle voit.
Pour un contrôle ordinaire, nous convenons ensemble d’un délai raisonnable. En cas de violation de données, d’indice que nous ne respectons pas le présent contrat ou de demande d’une autorité de contrôle, il n’y a ni limite fixe par an ni délai d’attente.
Les frais de ton propre auditeur sont à ta charge, sauf si le contrôle montre que nous avons gravement violé le présent contrat.

11. Fin

Le présent contrat court tant que nous traitons des données pour toi.
Après la fin, c’est toi qui choisis : récupères-tu toutes les données à caractère personnel que nous avons traitées pour toi, ou les supprimons-nous ? Tu peux nous le faire savoir à tout moment par e-mail, y compris plus tôt.
Si tu ne choisis rien, ce qui suit vaut comme ton instruction : tu peux télécharger toi-même tes demandes et rendez-vous au format CSV dans ton compte, jusqu’à 30 jours après la fin de l’hébergement (ensuite ton site web est archivé) ; après cela, tu peux nous demander, jusqu’à la suppression, un export de ton site web ainsi que de tes demandes et rendez-vous (au format CSV) ; tant que nous avons les données, tu peux les récupérer. 90 jours après l’archivage de ton site web, nous supprimons les données, y compris toutes les demandes, tous les rendez-vous, tes formulaires ainsi que tes prestations et horaires de rendez-vous. Si tu veux que nous les supprimions plus tôt, ou tout récupérer plus tôt, écris-nous par e-mail ; nous le ferons.
Elles ne restent pas chez nous pour une obligation de conservation : cette obligation t’incombe, et c’est à cela que sert l’export. Les copies et les sauvegardes sont ensuite écrasées lors de leur cycle normal, dans un délai de 7 jours. Les données supprimées restent encore au maximum 7 jours dans l’historique de restauration de la base de données (Neon point-in-time restore).
Nous ne conservons plus longtemps que ce qu’une obligation légale de conservation concrète nous impose.

12. Responsabilité et ordre de priorité

Pour la responsabilité entre toi et nous, les règles des conditions générales s’appliquent : l’article 13 si tu es un client professionnel, et l’article B6 (les règles de la loi) si tu es un consommateur. Rien dans le présent contrat ni dans les conditions ne limite les droits des personnes concernées, comme leur droit à réparation (article 82 RGPD). S’il s’agit de données à caractère personnel et que les conditions contredisent le présent contrat, c’est le présent contrat qui prévaut.

Annexe — sous-traitants ultérieurs et autres parties

Rôle : SV = sous-traitant ultérieur pour les données de ton site web. V = sous-traitant pour notre propre gestion des clients, pas pour les données de ton site web. ZV = responsable du traitement indépendant.

Partie	Quoi	Rôle	Où / transfert
Vercel Inc.	Hébergement des sites web et de la plateforme, journaux du serveur. Stockage des photos que tu téléverses (Vercel Blob, stockage public `platform-media`)	SV	Entreprise américaine ; fonctions dans Frankfurt (fra1), réseau mondial ; stockage des photos à Francfort (fra1), diffusé via le réseau mondial ; certification DPF de Vercel, et les clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance de Vercel
Neon (Databricks)	Base de données : ton site web, les demandes de ton formulaire de demande (option ; cloisonnées par client), les rendez-vous (option Rendez-vous en ligne ; cloisonnés par client), les compteurs avec les adresses IP hachées, les nombres anonymes de visiteurs et les nombres par jour de messages, de demandes et de rendez-vous (ainsi que les appuis sur tes coordonnées d’avant le 14 octobre 2026). Aucun message du formulaire de contact.	SV	UE (Francfort, aws-eu-central-1) ; société mère américaine : clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance de Neon ; les données sont stockées à Francfort (aws-eu-central-1)
Resend	Envoyer par e-mail à ta boîte de réception les messages du formulaire de contact et les notifications de nouvelles demandes (avec un résumé) (adresse de réponse = l’adresse e-mail du visiteur, s’il l’a renseignée) ; accusés de réception aux demandeurs ; pour les rendez-vous, la confirmation, le rappel et les e-mails de statut au visiteur et les notifications à toi	SV	UE (Irlande, eu-west-1). Société américaine. ; clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance de Resend
Cloudflare, Inc.	Les mêmes e-mails que ci-dessus, lorsqu’ils sont envoyés depuis l’adresse de ton site web (…tegnestsites.com) : messages du formulaire de contact, notifications et confirmations de demandes et de rendez-vous.	SV	Entreprise américaine, réseau mondial ; certification DPF de Cloudflare, et les clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance de Cloudflare
Cloudflare, Inc. (transfert)	Transférer les e-mails adressés à ton domaine vers ta boîte de réception : réception (Email Routing), transfert sous forme de nouveau message (notre Worker et Email Sending) et le DNS de ton domaine. Le contenu n’est pas enregistré ; le Worker journalise uniquement l’adresse, ce qu’il est advenu du message et sa taille, pendant quelques jours, pour les pannes	SV	Entreprise américaine, réseau mondial ; certification DPF de Cloudflare, et les clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance de Cloudflare
Openprovider (Hosting Concepts B.V.)	Enregistrement de ton nom de domaine (le DNS est chez Cloudflare)	V (les données du titulaire vont aussi au SIDN, ZV)	Pays-Bas
Mollie B.V.	Paiements et prélèvements en notre faveur. Acomptes (option, article 4.6) : le paiement passe par ton propre compte Mollie ; Mollie est pour cela ton prestataire de services de paiement et traite les données de paiement de tes clients en tant que responsable du traitement indépendant, pas en tant que notre sous-traitant ultérieur. Nous lisons pour toi le statut de ces paiements via la connexion.	ZV	Pays-Bas
Moneybird B.V.	Factures et comptabilité	V	Pays-Bas
OpenRouter + fournisseurs de modèles (actuellement Google Gemini 3.7 Flash et OpenAI GPT-6 Luna)	L’IA écrit et modifie les textes du site web, et propose des questions pour ton formulaire de demande. Uniquement les informations sur l’entreprise que tu saisis, tes propres demandes de modification et ta description du formulaire. Avec « zero data retention » et sans entraînement. Aucune donnée de tes visiteurs, aucune demande ni aucun rendez-vous, et aucune photo.	V	États-Unis ; pas d’ancrage dans l’UE ; clauses contractuelles types (CCT) du contrat de sous-traitance d’OpenRouter